Een nieuwe tool kan overweldigend lijken, maar met een goede voorbereiding leg je een ijzersterk fundament voor je succes met Chockablock. Deze stappen helpen je om de basis direct goed neer te zetten.

‍

Stap 1: Richt je organisatie in en stel je kernteam samen

‍Als eerste beheerder is het slim om een paar basisinstellingen goed te zetten.

1. Ga naar 'Mijn organisatie'. Klik op het tandwiel en vul de gegevens van je organisatie in. Je kunt hier de naam, kleur en een korte beschrijving van je organisatie aanpassen. Vooral de 'korte beschrijving' is belangrijk; de AI gebruikt deze om de toon van teksten aan te passen aan de schrijfstijl van jouw organisatie.
2. Stel  2FA in als verplicht. Voor extra veiligheid kun je hier activeren dat tweefactorauthenticatie (2FA) verplicht is voor iedereen binnen je organisatie.
3. Nodig je kernteam uit. Nodig de 2 tot 3 collega’s uit die de beheerders van de omgeving worden. Geef hen ‘Admin rechten’ zodat jullie samen de omgeving kunnen inrichten voordat de rest van het team erbij komt.

‍

Stap 2: Bepaal je mappenstructuur in de BidBibliotheek

Voordat je ook maar één document uploadt, is het cruciaal om na te denken over de structuur. Een logische structuur voorkomt chaos en zorgt ervoor dat iedereen (en Chockablock) snel de juiste informatie vindt. De beste structuur is gebaseerd op de thema's, producten en marktsegementatie uit jullie offertes. Maak in de BidBibliotheek voor elk hoofdthema een map aan door op ‘Nieuwe map’ te klikken. Meer informatie over het slim opbouwen van je BidBibliotheek vind je hier.

‍

Stap 3: Upload je beste content eerst (kwaliteit boven kwantiteit)

Verzamel per thema dat je hebt aangemaakt één of twee recente, succesvolle en complete offertes of plannen. Upload deze documenten in de juiste mappen. Vul de details zoals keywords en scores zo compleet mogelijk in. De kwaliteit van je eerste uploads is cruciaal voor de effectiviteit van de BidWriter.

‍

✨ Strategisch inzicht: De 80/20 regel voor implementatie

Focus op de 20% van je content die je in 80% van je tenders gebruikt. Het is verleidelijk om alles te willen uploaden, maar je hebt veel meer aan 10 perfecte, informatiedichte documenten dan aan 100 incomplete bestanden.

‍

‍

💡 Best practice

Een nieuw team start met Chockablock. In plaats van de hele server leeg te trekken, kiezen ze ervoor om alleen de 5 winnende offertes van het afgelopen jaar te uploaden. Binnen een uur is hun omgeving klaar voor gebruik en levert de BidWriter direct relevante en kwalitatieve output.